Monday, December 22, 2008

E-Procurement for Cost Saving and Maximizing Profit

Terdapat beberapa pengertian mengenai arti dari e-procurement, baik di media maupun di buku-buku text book yang ada. Diantaranya adalah:
Berdasarkan Wikipedia,
E-Procurement, sometimes also known as supplier exchange, is the busines-to-business or business-to-consumer or business-to government purchase and sale of supplies and services through the internet as well as other information and networking system, such as Electronic Data Interchange (EDI) and Enterprise Resource Planning (ERP).

Seperti yang dikutip dari http://dictionary.zdnet.com/definition/E-procurement.html
"Electronic Procurement is Purchasing online. E-procurement systems are used to obtain materials and parts via the Web or using traditional EDI standards either for internal manufacturing (direct procurement) or office supplies and equipment (indirect procurement)"


Adapun tujuan utama dari implementasi e-procurement adalah untuk meningkatkan efisiensi yang disertai dengan transparansi, akuntabilitas publik dan partisipasi stakeholders di dalam penyelenggaraan barang dan jasa.

Proses pengadaan barang di suatu perusahaan, khususnya yang bergerak di bidang manufaktur menjadi suatu bagian yang sangat diperhatikan. Tidak jarang justru terjadi penumpukan biaya, dan bottle neck bagi masalah yang muncul di proses produksi lainnya.

Secara singkat, sebuah software atau web E-Procurement memungkinkan pengunjung yang terdaftar untuk mencari pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para penjual atau pembeli dapat menentukan harga secara spesifik atau memberikan penawaran dan lelang, termasuk diskon dan tawaran spesial. Perangkat lunak E-Procurement juga memungkinkan automatisasi pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi memiliki tujuan untuk mengontrol inventaris dengan lebih efektif, mengurangi biaya pembelian, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-Procurement juga diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren supply chain management.

Manfaat-manfaat E-Procurement meliputi prinsip pencarian barang atau produk yang tepat, dari supplier yang tepat ke pembeli yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk tempat yang tepat dan jumlah yang tepat. Pada kenyataannya, E-Procurement memiliki manfaat untuk membawa supply chain management ke tingkat yang lebih tinggi, membawa informasi secara real time ke vendor atau ke status kebutuhan pelanggan. Sebagai contoh, sebuah vendor mungkin memiliki perjanjian dengan seorang pelanggan untuk mengirim barang apabila sisa stok barang pelanggan tersebut mencapai point tertentu. Dengan demikian E-Procurement meneruskan kebutuhan informasi tersebut ke supplier.

Berdasarkan karakteristik umum dan manfaat E-Procurement, dapat dilihat bahwa E-Procurement menghemat biaya dan memberikan keuntungan pada perusahaan dengan menyediakan sistem pembelian secara cepat (streamlined) dan mendorong produktifitas perusahaan dengan meningkatkan efisiensi (resource dan pekerja yang diperlukan dalam proses pembelian). Pada kebanyakan industri, proses procurement tradisional dapat meliputi pemilihan produk, pemilihan vendor yang tepat, negosiasi, persetujuan internal, pemesanan produk, penerimaan produk dan pembayaran invoice. Waktu, tenaga kerja dan sumber-sumber lain yang terkait dengan proses ini memerlukan biaya yang sangat besar setiap tahunnya. Kesalahan atau keterlambatan dalam distribusi juga menambah biaya dan menghambat produksi. Dengan E-Procurement, generalisasi dan pengarahan pembelian dan pemesanan secara elektronik menurunkan biaya produksi, mengoptimalkan aset, menghemat biaya dengan berkurangnya kerja konvensional (paperwork), dan memungkinkan peningkatan produktifitas dalam departemen pembelian/penjualan perusahaan. E-Procurement juga menyediakan record detail dari semua transaksi pembelian, dimana hal ini memungkinkan pihak manajemen membuat keputusan strategis dengan supplier dan mengenal secara jelas sumber sebuah masalah. Pada akhirnya, perusahaan dapat mengambil keuntungan apabila sistem E-Procurement mereka dihubungkan ke keseluruhan rantai proses bisnis.


No comments: